CPAみゆきのフリーランス応援マガジン

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無料版 Microsoft Teamsで会議を開催する方法

2020年6月より、無料版のMicrosoft Teamsでも会議を開催することができるようになりました。

無料版のMicrosoft Teamsで会議を開催する方法についてまとめてみました。

以下は、2020年6月29日現在の情報になります。
頻繁に仕様変更が行われていますので、今後の変更にはご注意ください。

 手順

1.アカウントの登録

下記のサイトにアクセスします。

無料でサインアップをクリックし、指示の通りアカウント登録(すでにMicrosoftのアカウントがある場合はそのアカウント)を入力します。

www.microsoft.com

 

2.Teamsアプリのダウンロード

Teamsアプリを指示に従いダウンロードします。

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3.Teamsアプリでの会議設定

アプリのインストールができたら、アプリを立ち上げます。

アプリの左の方に会議というアイコンがありますので、そちらをクリックします。

すると下記のような画面が出てきます。

 右側の会議をスケジュールするをクリックします。

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下記の画面が出てくるので、会議名、日時を入力し、スケジュールをクリックします。

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4.アクセス先の取得

次に下記の画面が出てきます。

アクセス先の共有方法としては、

・会議出席依頼をコピーする方法

Google カレンダーに登録し共有

する方法があります。

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会議出席依頼をコピーをクリックすると、下記のようなアクセス先がコピーできます。

これをメール等に貼り付けて送ります。

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Google カレンダーで共有をクリックすると、自分のGoogle カレンダーに登録することができます。

 ここでもアクセス先のアドレスが表示されますので、こちらをコピーして送っても大丈夫です。

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なお、Teams会議に外部から参加してもらう際の方法を下記に記載しました。

初めての参加者には、参加方法をお伝えしておくとよいでしょう。

www.cpamiyuki.com

5.会議開催

時間になれば、設定していたアクセス先にアクセスします。

下記のような画面が出てきますので、今すぐ参加をクリックすると会議が開催されます。

(下記の画面ではカメラをオフにしていますが、必要に応じオンにしてください)

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デフォルトでは会議の参加者はロビーで一旦待機していますので、参加許可を押してください。

なお、スケジュール設定時にアクセス先の下にでてきた「会議のオプション」で、ロビーをバイパスするユーザーを「全員」と設定しておくと、参加者は参加許可なしに会議に参加することができます。

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以上が会議の開催方法になります。

 

スピーカー、マイク、カメラの確認

スピーカーやマイク、カメラがTeamsアプリにつながっていることを確認するには、Teamsアプリの右上にある、丸いアカウントのマークをクリックします。

そうすると、下にメニュー欄が表示されますので、そこから設定を選択します。

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設定の中にある「デバイス」をクリックすると、Teamsアプリにつながっているスピーカー、マイク、カメラが表示されます。

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真ん中にある「テスト通話を開始」をクリックすると、音声のテストをすることもできます。

 

 無料版と有料版の違い

マイクロソフト公式サイトに記載されているTeams無料版と有料版の違いは次のとおりです。

support.microsoft.com

 

上記を見る限り、会議という点では録画ができないという点を除いては無料版でも十分と言えそうです。

 

私はOffice 365 E 1という有料版の契約をしています。

私が契約した時点では、会議のスケジュールができる無料版がなかったためです。

普段はこの有料版で会議設定をしています。

先ほどの Microsoft のサイトに記載されている以外で、大きな相違点だと思うのは次の点です。

 

・有料版にはサポートがある

チャットや電話で非常に丁寧に教えてもらうことができます。

Microsoftの利用が企業が多いからか、ネット上あまり細かな情報が出回っていないため、このサポートには非常に助けられています。

 

・有料版は管理センターを利用することができ、細かな設定が可能である

docs.microsoft.com

 

・会議設定の保存や、出席者への直接の案内ができる

有料版は、先ほど会議設定で使用した「会議」画面の代わりに、下記の予定表で会議を設定します。

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下記の画面で会議を設定します。

この予定表上、会議の予定が保存されますし、キャンセル等も可能です。

また、会議出席者に直接案内を送信することもできます。

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おわりに

私は普段 Web 会議にはZoomを使うことが多く、初期設定も、会議設定も簡単で、通信も比較的安定しています。

これに比べTeamsは設定が分かりづらく、最初は四苦八苦しました。

最近になり、なんとか会議は開催できるようになってきましたが、参加者の方が入り方がわからない、エラーで入れない、ブラウザによっては画面が映らないなど、まだ安定的に開催ができていません。

今後も新たな情報が入れば、お知らせしていきたいと思います。